Bài này thuộc khoá Họp và email, được gợi ý ở đây vì có luyện chủ điểm Yêu cầu lịch sự (Could / Would).
Email Yêu Cầu Lịch Sự
Cách cấu trúc một email yêu cầu người khác cung cấp thông tin hoặc thực hiện hành động.
Cấu trúc một Email Yêu Cầu
Khi yêu cầu (request) đồng nghiệp hoặc đối tác làm một việc gì đó, email của bạn cần rõ ràng nhưng vẫn giữ thái độ lịch sự. Cấu trúc thường dùng:
1. Bối cảnh: Nói rõ tại sao bạn gửi email này.
2. Yêu cầu chính: Dùng các mẫu câu lịch sự để yêu cầu.
3. Thời hạn (nếu có): Cho biết bạn cần nó khi nào.
Ví dụ: I am working on the monthly report. Could you please provide the sales data by tomorrow?
Làm mềm câu yêu cầu (Softening Requests)
Thay vì dùng câu mệnh lệnh (Send me the file), người bản xứ sử dụng các động từ khuyết thiếu (modals) và các cụm từ thể hiện sự trân trọng:
- Could you please... (Bạn có thể vui lòng...)
- I would appreciate it if you could... (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể...)
- Would it be possible to... (Liệu có khả năng...)
Những cụm từ này giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ hơn.
Yêu cầu lịch sự (Could / Would)
Could you…? / Would you mind…?
Yêu cầu, thỉnh cầu
“I would like to request a day off next week.”
cung cấp
“Could you please provide the latest figures?”
trân trọng, cảm kích
“I truly appreciate your advice.”
khẩn cấp, cấp bách
“I received an urgent message from my manager.”
khả năng, sức chứa (trong công việc nghĩa là khối lượng công việc có thể đảm nhận)
“Let me know if you have the capacity to take on this task.”
đính kèm
“I will attach the file.”
làm rõ, giải thích rõ ràng
“Could you clarify your main point?”
Which phrase is the most polite way to ask for a file in an email?
I would ___ it if you could send the report by Friday.
What is the speaker asking for?
Please ___ the updated document to your next email.
Đọc to câu sau để luyện tập đưa ra yêu cầu lịch sự:
'Would it be possible to get this done by tomorrow?'
If a task must be done immediately, it is considered: