Bài này thuộc khoá TOEIC Reading Part 6–7, được gợi ý ở đây vì có luyện chủ điểm Câu bị động.
Đọc hiểu bản ghi nhớ nội bộ
Nắm bắt cấu trúc bản ghi nhớ văn phòng, thủ thuật tìm thông tin chính sách và thay đổi quy trình nội bộ.
Cấu trúc chuẩn của một Internal Memo
Trong TOEIC Part 7, Memo (bản ghi nhớ nội bộ) thường có phần tiêu đề cố định gồm 4 thông tin: TO (người nhận), FROM (người gửi), DATE (ngày ban hành), và SUBJECT/RE (chủ đề).
Nội dung thường đi thẳng vào mục đích ở 1-2 câu đầu:
- The purpose of this memo is to announce... (Mục đích của bản ghi nhớ này là để thông báo...)
- Please be advised that effective June 1st... (Xin lưu ý rằng có hiệu lực từ ngày 1 tháng 6...) Sau đó là chi tiết các bước hành động cụ thể cho nhân viên.
Nhận diện câu hỏi mục đích và hành động tiếp theo
Đề thi TOEIC thường hỏi hai dạng câu hỏi cốt lõi về Memo:
1. Purpose Question: Why was this memo written? (Tìm thông tin ở đoạn mở đầu).
2. Action/Instruction Question: What are employees instructed to do? (Tìm các trợ động từ chỉ mệnh lệnh hoặc yêu cầu như must, should, please ensure, are required to ở đoạn thân bài hoặc kết luận).
Câu bị động
Chuyển trọng tâm từ chủ thể sang đối tượng hành động.
bản ghi nhớ nội bộ trong cơ quan hoặc doanh nghiệp
“The director circulated a memorandum regarding expenditure cuts.”
phác thảo, tóm tắt các ý chính
“The professor outlined three major challenges facing marine conservation.”
sự di dời văn phòng hoặc trụ sở
“The company announced the relocation of its regional headquarters.”
thủ tục, quy trình thực hiện
“All employees must adhere strictly to the evacuation procedure.”
có hiệu lực từ (thời điểm cụ thể)
“The updated travel policy is effective starting next Monday.”
bắt buộc, theo quy định
“Wearing safety goggles is mandatory in the workshop.”
Đọc câu mở đầu của Memo: "Effective May 1, all travel reimbursement claims must be submitted electronically through the portal."
What is the primary topic of the memo?
The director circulated a ___ reminding staff to turn off all equipment prior to holiday closure.
Đoạn trích từ Memo: "Please note that IT will perform server maintenance on Saturday evening. Remote access will be suspended between 8:00 P.M. and midnight."
What should staff expect during the specified window?
Nghe đoạn chỉ dẫn nội bộ và cho biết nhân viên cần nộp tài liệu cho ai:
Đọc to câu thông báo tuân thủ quy định nội bộ sau: