Đính kèm tệp và chuyển giao công việc qua email
Học cách thông báo tệp đính kèm chính xác, dẫn chiếu tài liệu và bàn giao công việc qua email một cách chuyên nghiệp.
Dẫn chiếu tệp đính kèm tự nhiên và chính xác
Tránh lặp lại mẫu câu cũ kỹ Please find attached. Thay vào đó, dùng các cấu trúc hiện đại:
- I have attached [file name] for your review.
- Attached is the updated project timeline.
- Please refer to the spreadsheet below for details.
Khi có nhiều tài liệu đính kèm, hãy liệt kê rõ tên từng file trong phần thân email để người nhận dễ theo dõi.
Bàn giao công việc và phân định trách nhiệm
Khi bàn giao hạng mục hoặc thêm đồng nghiệp mới vào luồng email (looping someone in), cần nêu rõ lý do:
- I am looping in [Name] from Finance, who will handle the billing queries.
- I am handing this task over to [Name] as I will be out of the office.
- [Name], could you please take over the client onboarding from here?
Câu bị động
Chuyển trọng tâm từ chủ thể sang đối tượng hành động.
tệp đính kèm
“Please find the contract in the attachment.”
Thêm ai đó vào cuộc trao đổi email
“I will loop in our legal team to review the contract clause.”
Bàn giao quyền hạn hoặc nhiệm vụ
“She will hand over her current projects before going on leave.”
Liệt kê từng khoản, ghi chi tiết từng mục
“The invoice itemizes every service provided during the audit.”
Luồng email, chuỗi thư trao đổi cùng chủ đề
“Please keep all responses in the same email thread.”
Chịu trách nhiệm chính cho một công việc
“Mark agreed to take ownership of the client deliverables.”
Chọn câu tự nhiên và trang trọng nhất để thông báo có gửi kèm tệp:
I have ___ Sarah from HR into this thread to answer your benefits question.
Cụm từ 'hand over' trong câu 'I need to hand over this account to Linh' đồng nghĩa với:
Người nói dự định chuyển tiếp việc gì và cho ai?
Nói câu thông báo bạn đã đính kèm biên bản cuộc họp vào thư: