Email Thông Báo Tin Xấu
Cấu trúc email để thông báo sự cố, chậm trễ hoặc từ chối một cách chuyên nghiệp.
Phương pháp 'Sandwich' (Kẹp thịt)
Khi phải thông báo tin xấu (như chậm tiến độ, từ chối yêu cầu), cấu trúc email tốt nhất là phương pháp Sandwich:
1. Lớp trên (Tích cực/Trung lập): Bắt đầu bằng sự ghi nhận, cảm ơn hoặc bối cảnh chung.
2. Nhân (Tin xấu): Đưa ra tin xấu một cách rõ ràng nhưng lịch sự.
3. Lớp dưới (Giải pháp/Tích cực): Đề xuất giải pháp thay thế (alternative) hoặc các bước tiếp theo.
Ví dụ: Thank you for your order. Unfortunately, the item is out of stock. However, we can offer you a similar model with a discount.
Nói giảm nói tránh với Câu Bị Động
Để tránh việc đổ lỗi trực tiếp và làm cho câu văn nhẹ nhàng hơn, người bản xứ thường dùng Passive Voice (Câu bị động) khi viết email thông báo sự cố.
Thay vì viết: We made a mistake. (Nghe quá trực tiếp)
Hãy viết: A mistake was made. hoặc An error has been identified.
Thay vì: You delayed the project.
Hãy viết: The project has been delayed due to unforeseen circumstances.
Câu bị động
Chuyển trọng tâm từ chủ thể sang đối tượng hành động.
không lường trước được, bất ngờ
“Due to unforeseen market shifts, we revised our revenue forecasts.”
sự bất tiện, sự phiền hà
“We are sorry for any inconvenience caused.”
phương án thay thế
“Since the morning session is full, the afternoon is our only alternative.”
Giảm nhẹ, làm bớt nghiêm trọng
“Strict oversight is required to mitigate potential risks.”
giải pháp, hướng giải quyết
“We reached a quick resolution with the client.”
sự chậm trễ
“There is a short delay.”
chân thành, thật thà
“Please accept our sincere apologies.”
What is the third step in the 'Sandwich' method for delivering bad news?
We sincerely apologize for any ___ this delay may cause.
Why was the project delayed?
Which sentence uses the passive voice to soften bad news?
We are taking steps to ___ the impact of the delay.
Đọc to câu sau để luyện tập cách đưa ra phương án thay thế:
'We would like to offer you an alternative resolution.'