Thông báo tin không vui một cách khéo léo qua email
Sử dụng cấu trúc câu đệm, thể bị động và từ ngữ giảm xóc để từ chối hoặc thông báo sự cố mà vẫn giữ mối quan hệ tốt đẹp.
Cấu trúc email thông báo tin không vui (Bad News Sandwich)
Để tránh gây sốc hoặc làm phật lòng người nhận, hãy áp dụng cấu trúc 3 phần:
1. Đệm mở đầu (Buffer): Cảm ơn người nhận hoặc nêu điều tích cực trước.
2. Tin không vui (The Bad News): Đưa ra lý do khách quan, sử dụng thể bị động hoặc từ ngữ giảm xóc.
3. Giải pháp / Lời chúc tích cực (Positive Close): Đề xuất phương án thay thế hoặc chúc họ thành công.
Kỹ thuật sử dụng thể bị động (Passive Voice) để tránh đổ lỗi
Khi thông báo lỗi hoặc sự cố, việc dùng thể chủ động có thể tạo cảm giác quy trách nhiệm cá nhân. Thể bị động giúp tập trung vào sự việc thay vì con người:
- Chủ động (Thiếu tinh tế): You submitted the application late, so we rejected it.
- Bị động (Khéo léo): Unfortunately, the application was submitted past the deadline, so it could not be processed.
Các câu đệm (Buffer Statements) thông dụng
- Từ chối đề nghị: While we appreciate your interest in collaborating with us, we are unable to accept new vendors at this time.
- Thông báo hoãn/hủy: Regrettably, due to unforeseen circumstances, we have to postpone the event.
- Thông báo sự cố: We regret to inform you that your shipment has been delayed due to severe weather.
Câu bị động
Chuyển trọng tâm từ chủ thể sang đối tượng hành động.
đáng tiếc là, thật tiếc khi
“Regrettably, we are unable to extend your deadline.”
khoảng đệm, thời gian dự phòng
“We always keep a two-day buffer before production releases.”
không lường trước được, bất ngờ
“Due to unforeseen market shifts, we revised our revenue forecasts.”
nỗ lực, dự án/kế hoạch thử thách
“We wish you the best of luck in your future endeavors.”
trì hoãn, lùi lại lịch
“We had to postpone the meeting due to heavy rain.”
sự xem xét, sự cân nhắc
“After careful consideration, we decided not to proceed with the offer.”
Cách diễn đạt nào lịch sự và khéo léo nhất khi thông báo việc hoãn cuộc họp?
Điền từ thích hợp vào câu thông báo tin từ chối:
We regret to ___ you that your application was not successful.
Tại sao nên dùng thể bị động (Passive Voice) khi báo lỗi trong email công việc?
Hoàn thành lời chúc lịch sự ở cuối email từ chối:
We wish you all the best in your future ___ .
Nghe câu sau và chọn diễn đạt chính xác nhất:
Hãy nói lại câu đệm thông báo tin từ chối sau: 'We regret to inform you that the event has been canceled.'