Email Tóm Tắt Và Theo Dõi

Sau một cuộc họp, một email follow-up (theo dõi) là rất cần thiết để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ những gì đã được thống nhất. Cấu trúc chuẩn bao gồm:

1. Lời cảm ơn: Cảm ơn mọi người đã tham gia.

2. Tóm tắt (Recap): Nêu lại các điểm chính đã thảo luận.

3. Hành động (Action Items): Liệt kê rõ ai làm việc gì và khi nào xong.

Ví dụ: Thank you for your time today. Here is a quick recap of our discussion. (Cảm ơn thời gian của các bạn hôm nay. Đây là tóm tắt nhanh về cuộc thảo luận của chúng ta.)

Phần quan trọng nhất của email follow-up là Action Items. Bạn nên sử dụng gạch đầu dòng (bullet points), ghi rõ tên người chịu trách nhiệm và thời hạn (deadline).

Ví dụ:

• Market research report: John (Due: Friday, Oct 12)
• Budget approval: Sarah (Due: Monday, Oct 15)

Sử dụng câu tường thuật (Reported Speech) để nhắc lại quyết định: We agreed that John would finalize the report by Friday. (Chúng ta đã thống nhất rằng John sẽ hoàn thiện báo cáo trước thứ Sáu.)

Lùi thì, đổi đại từ và trạng ngữ thời gian.