Email Thông Báo Tin Xấu

Khi phải thông báo tin xấu (như chậm tiến độ, từ chối yêu cầu), cấu trúc email tốt nhất là phương pháp Sandwich:

1. Lớp trên (Tích cực/Trung lập): Bắt đầu bằng sự ghi nhận, cảm ơn hoặc bối cảnh chung.

2. Nhân (Tin xấu): Đưa ra tin xấu một cách rõ ràng nhưng lịch sự.

3. Lớp dưới (Giải pháp/Tích cực): Đề xuất giải pháp thay thế (alternative) hoặc các bước tiếp theo.

Ví dụ: Thank you for your order. Unfortunately, the item is out of stock. However, we can offer you a similar model with a discount.

Để tránh việc đổ lỗi trực tiếp và làm cho câu văn nhẹ nhàng hơn, người bản xứ thường dùng Passive Voice (Câu bị động) khi viết email thông báo sự cố.

Thay vì viết: We made a mistake. (Nghe quá trực tiếp)

Hãy viết: A mistake was made. hoặc An error has been identified.

Thay vì: You delayed the project.

Hãy viết: The project has been delayed due to unforeseen circumstances.

Chuyển trọng tâm từ chủ thể sang đối tượng hành động.