Điều chỉnh mức độ lịch sự trong email công việc
Học cách làm mềm câu văn và điều chỉnh giọng điệu chuyên nghiệp, lịch sự khi giao tiếp qua email với đối tác và đồng nghiệp.
Tại sao giọng điệu (tone) lại quan trọng?
Trong giao tiếp viết bằng tiếng Anh, việc viết quá trực diện có thể khiến bạn trông thô lỗ (demanding) hoặc thiếu chuyên nghiệp. Ngược lại, sử dụng các từ ngữ làm mềm (softening words) giúp yêu cầu của bạn trở nên lịch sự và dễ chấp nhận hơn.
- Trực tiếp (Cần tránh): Send me the report now.
- Lịch sự (Khuyên dùng): Could you please send me the report when you have a moment?
Kỹ thuật làm mềm câu (Softening Strategies)
Bạn có thể áp dụng 3 kỹ thuật sau để tăng tính lịch sự:
1. Sử dụng động từ khuyết thiếu (Modal verbs): Thay vì 'Do this', hãy dùng 'Could you...', 'Would you mind...' hoặc 'I would appreciate it if you could...'.
2. Dùng từ giảm nhẹ (Qualifiers): Thêm a bit, slightly, a little, a few để làm dịu các thông tin tiêu cực hoặc yêu cầu khắt khe.
3. Chuyển sang thì tiếp diễn hoặc thì quá khứ: I was wondering if... thay vì I want to ask...
So sánh giọng điệu qua ví dụ
- Quá thẳng thừng: That deadline is impossible.
- Lịch sự & Chuyên nghiệp: That deadline might be a little tight for our team. Could we adjust it slightly?
- Quá thẳng thừng: You made a mistake in the figures.
- Lịch sự & Chuyên nghiệp: There seems to be a minor discrepancy in the figures.
Yêu cầu lịch sự (Could / Would)
Could you…? / Would you mind…?
ngon ngọt, khéo léo, có tính ngoại giao
“She gave a very diplomatic answer to avoid offending the partner.”
làm mềm, giảm bớt sự gay gắt
“You should soften your language when writing to senior managers.”
sự trực tiếp, tính thẳng thắn
“Excessive directness in emails can sometimes be interpreted as rudeness.”
mức độ trang trọng, sự trang trọng
“The level of formality depends on your relationship with the recipient.”
trân trọng, cảm kích
“I truly appreciate your advice.”
Sự khác biệt, sự không nhất quán
“Look for discrepancies between the statement and the passage.”
Chọn câu có giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp nhất để yêu cầu báo cáo:
Hoàn thành câu yêu cầu lịch sự bằng từ thích hợp:
I would ___ it if you could send the proposal by 3 PM.
Từ nào dưới đây có nghĩa là 'làm dịu/làm mềm giọng điệu'?
Điền từ còn thiếu vào câu làm mềm thông tin tiêu cực:
That timeline might be a ___ tight for our development team.
Nghe câu sau và chọn diễn đạt chính xác nhất nội dung bạn nghe được:
Hãy nói lại câu yêu cầu lịch sự sau bằng tiếng Anh: 'Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể xem qua tài liệu này.'