Mở đầu và kết thúc email theo đúng ngữ cảnh
Nắm vững các quy chuẩn xưng hô và chào kết thúc email từ mức độ cực kỳ trang trọng đến thân mật công sở.
Lựa chọn lời chào mở đầu (Greetings)
Lời chào thiết lập mức độ trang trọng cho toàn bộ email. Hãy chọn lời chào phù hợp với đối tượng nhận:
- Rất trang trọng (Very Formal): Dear Mr. Smith / Dear Ms. Davis (Dùng khi chưa quen biết, gửi khách hàng VIP hoặc đối tác lớn).
- Trang trọng vừa/Bán trang trọng (Semi-Formal): Dear Alex / Hello John (Phổ biến nhất trong giao tiếp doanh nghiệp hàng ngày).
- Thân mật (Informal): Hi Mark / Hey Team (Dùng cho đồng nghiệp thân thiết, nội bộ team).
Lựa chọn lời kết thúc (Sign-offs)
Lời chào kết thúc phản ánh sự chuyên nghiệp và thiện chí của bạn:
- Trang trọng (Formal): Sincerely, / Yours sincerely, hoặc Respectfully,
- Chuyên nghiệp chuẩn (Standard Business): Best regards, / Warm regards, / Kind regards,
- Thân mật / Ngắn gọn (Casual/Internal): Best, / Thanks, / Cheers,
Lưu ý: Luôn đặt dấu phẩy , ngay sau lời chào mở đầu và lời kết thúc.
Bảng đối chiếu ngữ cảnh sử dụng
| Ngữ cảnh | Lời chào (Opening) | Lời kết (Sign-off) |
| :--- | :--- | :--- |
| Khách hàng mới / Đơn từ chính thức | Dear Mr. Johnson, | Sincerely, |
| Đối tác quen thuộc / Email hàng ngày | Dear Sarah, / Hello Sarah, | Best regards, |
| Đồng nghiệp cùng phòng | Hi David, / Hi all, | Best, / Thanks, |
lời chào mở đầu
“'Dear Ms. Jones' is a standard formal salutation.”
sự phê duyệt chính thức bằng chữ ký
“We need executive sign-off before deploying the update.”
người nhận, người thụ hưởng
“Make sure the recipient's name matches their official ID.”
thân mật, không trang trọng
“'Cheers' is an informal sign-off commonly used in the UK.”
trân trọng (dùng ở cuối thư)
“Yours sincerely, Sarah Jenkins.”
có thể chấp nhận được
“Using 'Hi' is acceptable in routine workplace communications.”
Lời chào mở đầu nào phù hợp nhất cho email gửi tới khách hàng mới lần đầu liên hệ?
Hoàn thành phần kết thúc email chuyên nghiệp chuẩn:
Best ___,
Nguyen Van A
Lời kết nào sau đây quá thân mật khi viết email cho giám đốc đối tác?
Điền từ thích hợp để hoàn thành lời chào mở đầu trang trọng:
Dear ___ Davis,
Nghe câu sau và chọn đáp án ghi lại đúng câu nghe được:
Hãy đọc lời kết thúc email trang trọng sau: 'Sincerely yours, David Miller'